איסוף חשבוניות מהמייל בלי לפספס

שני סוגים של חשבוניות במייל

קובץ מצורף

PDF או תמונה שמצורפים להודעה. הסוג הפשוט לאיסוף — הקובץ נמצא בתוך המייל.

קישור לחשבונית

הודעה שבה כתוב "לצפייה בחשבונית" עם קישור לאתר של הספק או של פלטפורמת חשבוניות. אין קובץ מצורף, והחשבונית נמצאת מאחורי הקישור. קישורים כאלה לעתים פגים אחרי זמן מה, ולכן כדאי לשמור את המסמך מוקדם.

שגרת איסוף ידנית (אם עוד לא אוטומטי)

1. פעם בשבוע חפשו במייל הודעות עם חשבוניות (ראו מדריך החיפוש).
2. פתחו כל הודעה עם קישור ושמרו את החשבונית כקובץ לפני שהקישור פג.
3. שמרו את הקבצים במקום אחד, עם שם שמכיל ספק ותאריך.
4. סמנו לעצמכם אילו הודעות כבר טופלו.

כפילויות: אותה חשבונית, כמה מיילים

ספקים שולחים לפעמים את אותה חשבונית שוב, או גם במייל וגם בקישור. לפני שרושמים הוצאה, בדקו אם המסמך כבר קיים — לפי מספר החשבונית, הספק, התאריך והסכום, ולא לפי שם הקובץ.

איך Mailo אוספת מ-Gmail

אחרי חיבור Gmail בהרשאת קריאה בלבד, Mailo מזהה הודעות עם חשבוניות — קבצים מצורפים, וגם קישורים לחשבוניות בפלטפורמות נתמכות — ומייבאת אותן כמסמכים עסקיים. Mailo אינה שולחת, מוחקת, מסמנת או משנה הודעות בתיבה. מסמך שכבר קיים מזוהה ולא נוצר פעמיים, והמקור שלו (ההודעה והתאריך) נשמר. אפשר לנתק את החיבור בכל רגע.

תוכן ויכולות קשורים

• איסוף מסמכים מ-Gmail
• איך למצוא חשבונית שאבדה במייל
• מדיניות הפרטיות — גישה ל-Gmail