MailoMailo · בטא סגורה
ארכיון מסמכים דיגיטלי לעסק: מה לשמור, איך ולכמה זמן
ארכיון טוב הוא ארכיון שבו כל מסמך נמצא בתוך דקה, וכל מסמך שחובה לשמור אכן שמור. מבנה פשוט ושמירה של המקור עדיפים על תיקיות מסובכות.
עודכן: · צוות Mailo
אילו מסמכים שומרים
- חשבוניות וקבלות של ספקים, וזיכויים.
- מסמכים שהעסק הפיק ללקוחות.
- דפי בנק ואישורי תשלום.
- חוזים, הסכמי שכירות ומסמכי התקשרות.
- מסמכי עובדים ושכר — בהגבלת גישה.
כמה זמן שומרים
חובת השמירה של פנקסים ומסמכים חשבונאיים קבועה בהוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), בסעיף 25 להוראות. התקופה המקובלת היא שבע שנים לפחות, ויש מקרים שבהם צריך לשמור יותר — למשל כשיש בירור פתוח מול רשות המסים. לפני השמדה של כל מסמך, בדקו עם רואה החשבון.
סריקה ומקור הנייר
סריקה טובה שימושית מאוד לעבודה השוטפת ולחיפוש. עם זאת, ההיתר להשמיד מסמך נייר מקורי אחרי סריקה כפוף לתנאים של רשות המסים. אל תשמידו מקור על סמך סריקה בלבד לפני שבדקתם עם רואה החשבון שהתנאים מתקיימים אצלכם.
מבנה שקל למצוא בו
- מקום אחד לכל המסמכים, ולא תיקייה לכל ערוץ.
- לכל מסמך: סוג, תאריך, צד שני וסכום — כנתונים שאפשר לחפש, ולא רק בשם הקובץ.
- המקור נשמר כמו שהגיע — הקובץ מהמייל, הסריקה, התמונה — לצד הנתונים שנקראו ממנו.
- הרשאות: מי בעסק רואה מה, במיוחד מסמכי עובדים.
איך Mailo משמשת כארכיון
Mailo שומרת כל מסמך עם הקובץ המקורי, המקור שממנו הגיע והנתונים שנקראו ממנו, ומאפשרת חיפוש לפי ספק, תאריך, סוג וסכום. מסמכים חשבונאיים נשמרים בהתאם לחובות השמירה בישראל, ואפשר להעביר חומר לרואה החשבון מתוך סביבת העבודה. Mailo היא כלי לארגון ולשמירה, ואינה מחליפה בדיקה של רואה החשבון לגבי חובות שמירה או השמדה.