MailoMailo · בטא סגורה
אוטומציה בניהול מסמכים לעסק קטן: מה לאטמט ומה להשאיר לאדם
אוטומציה טובה מורידה עבודה חוזרת ולא מוסיפה טעויות שקטות. הכלל: לאטמט את מה שאפשר לבדוק, ולהשאיר לאדם את מה שאי אפשר.
עודכן: · צוות Mailo
מה כדאי לאטמט
- איסוף: כל מסמך שמגיע במייל או מועלה מגיע למקום אחד.
- קריאת פרטים: ספק, תאריך, סכומים — כנקודת התחלה.
- בדיקות חשבון: התאמה בין הסכומים ושיעור המע"מ.
- כפילויות: אותו מסמך שהגיע פעמיים.
- שיוך לספק לפי מספר העוסק.
מה להשאיר לאדם
- מסמך שהבדיקות לא מסתדרות בו.
- מסמך שבו כמה מסמכים נפרדים או כתב יד על הסכום.
- החלטה אם מסמך רלוונטי לעסק בכלל.
- כל הכרעה חשבונאית או מיסויית.
למידה מתיקונים — בזהירות
מערכת טובה לומדת מהתיקונים שלכם: אם תיקנתם את שם הספק שלוש פעמים באותו אופן, בפעם הרביעית היא תציע את התיקון בעצמה. חשוב שהלמידה תישען על החלטות של אנשים ולא על הניחושים של המערכת עצמה — אחרת טעות אחת מתחזקת עם הזמן.
איך Mailo מחלקת את העבודה
ב-Mailo האיסוף, הקריאה, הבדיקות והשיוך אוטומטיים, ומה שלא בטוח מגיע לתור בדיקה עם שאלה אחת ברורה. תיקונים שלכם הופכים להצעות במסמכים הבאים של העסק שלכם, וההצעה מופיעה לאישור — לא מוחלת בשקט. סכומים, מע"מ ושיוך לרשויות המס לעולם לא משתנים על סמך למידה בלבד.