MailoMailo · בטא סגורה
חשבונית, קבלה או חשבונית מס/קבלה — מה ההבדל?
שמות המסמכים דומים, אבל כל אחד מתעד דבר אחר: עסקה, תשלום, או את שניהם יחד. זיהוי נכון של סוג המסמך הוא הבסיס לרישום נכון של ההוצאה ולהבנה אם אפשר לנכות בגללו מע"מ.
עודכן: · צוות Mailo
ארבעה מסמכים, ארבעה תפקידים
חשבונית מס
מסמך שעוסק מורשה מוציא על עסקה — מכירה של סחורה או שירות. חשבונית מס כוללת פירוט של הסכום לפני מע"מ, המע"מ והסה"כ. היא המסמך שעל פיו עוסק מורשה שקונה יכול לנכות מס תשומות, בכפוף לכללים (ובהם מספר הקצאה מעל הסף).
קבלה
מסמך שמאשר שהתקבל תשלום. קבלה אינה מתעדת את העסקה עצמה, ולכן בדרך כלל אינה מאפשרת ניכוי מע"מ. עוסק פטור מוציא קבלות ולא חשבוניות מס.
חשבונית מס/קבלה
מסמך אחד שמשמש גם כחשבונית מס וגם כקבלה — מתאים כשהעסקה והתשלום מתרחשים באותו מועד, למשל קנייה בחנות.
חשבון עסקה (דרישת תשלום)
מסמך שמבקש תשלום לפני שהופקה חשבונית מס. הוא אינו חשבונית מס; אחרי התשלום אמורה להגיע חשבונית מס או חשבונית מס/קבלה.
איך מזהים במהירות
- קראו את כותרת המסמך — לא רק את שם הקובץ.
- חפשו פירוט מע"מ: מסמך עם סכום מע"מ נפרד הוא כנראה חשבונית מס או חשבונית מס/קבלה.
- חפשו אמצעי תשלום ואישור תשלום: אלה מאפיינים של קבלה.
- מסמך שכתוב בו "חשבון עסקה" או "דרישת תשלום" אינו תחליף לחשבונית מס.
טעויות נפוצות
- רישום של חשבונית מס ושל הקבלה על אותה עסקה כשתי הוצאות. הן מתעדות עסקה אחת.
- שמירת חשבון עסקה בלי לבקש את חשבונית המס שאחריו.
- הנחה שכל מסמך עם סכום הוא חשבונית. קבלה על תשלום, הצעת מחיר או אישור הזמנה אינם חשבונית.
איך Mailo מבחינה בין המסמכים
Mailo מסווגת כל מסמך לפי מה שכתוב בו, ומציגה אותו לבדיקה כשהסוג אינו ברור. קבלה שמתייחסת לחשבונית קיימת מקושרת אליה ולא נספרת כהוצאה נוספת, וחשבונית מס מעל הסף ללא מספר הקצאה מסומנת לבדיקה. ההכרעה החשבונאית נשארת אצלכם ואצל רואה החשבון.