MailoMailo · בטא סגורה
ניהול חשבוניות ספקים בעסק קטן: שגרה שעובדת
חשבונית שלא נאספה, נקלטה פעמיים או נרשמה עם סכום שגוי עולה לעסק כסף וזמן. שגרה קבועה של איסוף, בדיקה ושיוך לספק מונעת את רוב הטעויות האלה עוד לפני שהחומר מגיע לרואה החשבון.
עודכן: · צוות Mailo
למה חשבוניות הולכות לאיבוד
בעסק קטן חשבוניות מגיעות מכמה כיוונים: קובץ PDF מצורף למייל, קישור "צפייה בחשבונית" שנשלח מפלטפורמת חשבוניות, צילום שבעל העסק שלח לעצמו, ופתק נייר בקופסה. כל ערוץ נבדק בזמן אחר ובידי אדם אחר, ולכן קל לפספס מסמך — או לרשום אותו פעמיים.
הפתרון אינו עוד תיקייה, אלא מקום אחד שאליו מגיע כל מסמך, ושגרה קבועה שבה בודקים מה נכנס.
שגרה שבועית בחמישה צעדים
- איסוף: ודאו שכל ערוץ — מייל, העלאות, צילומים — מגיע לאותו מקום.
- בדיקת קריאות: הקובץ נפתח, כל העמודים קיימים, והסכום והתאריך קריאים.
- בדיקת פרטים: ספק, מספר מסמך, תאריך, סכום לפני מע"מ, מע"מ וסה"כ — מול המסמך עצמו.
- כפילויות: אותה חשבונית שהגיעה גם במייל וגם כצילום היא מסמך אחד, לא שתי הוצאות.
- שיוך לספק: כל חשבונית משויכת לכרטיס הספק, כך שאפשר לראות את ההיסטוריה שלו במקום אחד.
מה לבדוק בכל חשבונית
פרט שלא מופיע במסמך אי אפשר "להשלים" במערכת. אם חסר פרט חיוני, פנו לספק לקבלת מסמך מתוקן.
- סוג המסמך — חשבונית מס, חשבונית מס/קבלה, קבלה או חשבון עסקה. לכל אחד משמעות אחרת.
- מספר העוסק או הח.פ. של הספק — מזהה יציב יותר משם הספק, שנכתב לפעמים בכמה צורות.
- התאמה בין הסכומים: סכום לפני מע"מ ועוד מע"מ צריכים להסתכם לסה"כ.
- מספר הקצאה, בחשבונית מס מעל הסף שקבעה רשות המסים.
מספר הקצאה: מה צריך לדעת
בחשבונית מס שסכומה לפני מע"מ עולה על הסף שקבעה רשות המסים, הלקוח העוסק המורשה יכול לנכות את מס התשומות רק אם בחשבונית מופיע מספר הקצאה. מאז 1 ביוני 2026 הסף הוא 5,000 ₪ לפני מע"מ (בין ינואר למאי 2026 הוא היה 10,000 ₪).
הסף משתנה מעת לעת, ולכן כדאי לוודא את הערך העדכני מול רואה החשבון או מול פרסומי רשות המסים. חשבונית מתחת לסף נשארת חשבונית מס תקפה.
איך Mailo משתלבת
Mailo אוספת חשבוניות מ-Gmail — כולל חשבוניות שנשלחות כקישור — ומהעלאות וצילומים, קוראת את הפרטים ובודקת התאמה בין הסכומים. מסמך שהגיע פעמיים מזוהה ומקושר למקור הקיים, וכל חשבונית משויכת לכרטיס הספק לפי מספר העוסק שלו. כשמשהו לא ברור, Mailo מציגה אותו לבדיקה במקום לנחש. השירות נמצא בבטא סגורה.